Système documentaire

Le système documentaire de l'office de tourisme Conflent Canigo est à disposition du personnel via notre intranet "SharePoint" 

Chaque services disposent de son système documentaire. 

Les BIT dispose également du système documentaire concernant le service accueil en format papier. 

Il se compose de procédures, notices et modèles. 

 

La responsabilité de l’ensemble des documents qualité incombe à l’animateur qualité et l’équipe qui les rédigent ou les mettent en forme. Il est approuvé par la direction.

 

Indexation et classement

L’ensemble des documents qualité est disponible en version numérique et est indexé selon le principe suivant dans le fichier numérique :

ü  Initiales du type (PRO pour procédure par exemple ou MOD pour modèle)

ü  Par service

ü  Le numéro

ü  Le Code INSEE de la structure à laquelle il s’applique

ü  Pour l’historique des révisions, version (01 par exemple)

ü  Un nom

 

Dans la mesure du possible, ces informations sont également reprises en pied de page du document.

Un tableau des documents qualité par service répertorie l’ensemble des enregistrements et des documents applicables et permet aux salariés de les trouver et de les consulter rapidement : Il précise :

ü  Le service auquel ils appartiennent

ü  Le numéro

ü  La révision

ü  L’emplacement avec un lien hypertexte pour l’ouvrir directement à partir du tableau

ü  La date de mise en application

ü  Le rédacteur

ü  Temps d’archivage

 

Ayant 5 structures et donc des procédures parfois différentes, pour faciliter l’indexation les documents présentent également le numéro Insee de la commune.

Ex : Procédure 222 d’ouverture et de fermeture de Vernet les Bains.

 

Prades	149
Vernet les Bains	222
Villefranche de Conflent	223
Molitg les Bains	109
Vinça	230

 

Les originaux de tous les documents qualité sont conservés pendant 3 ans, et en version numérique.

Les documents applicables peuvent évoluer. Un historique des révisions des documents est tenu . Il met à disposition des salariés la dernière version de chaque document.

 

Diffusion

Documents applicables et enregistrements

L’ensemble des documents applicables est disponible en version numérique.

Ils se matérialisent comme suit :

Des procédures (abréviation : PRO)

Ce sont nos méthodes de travail

Des notices (abréviation : NO)

Ce sont des notices d’utilisation techniques

Des modèles (abréviation : MOD)

Ce sont tous les documents qui permettent de réaliser le travail et d’appliquer les procédures (courrier, formulaires, fiches….)

  

Révision

A chaque modification d’un des documents applicables, une validation doit être faite par le Responsable qualité. Au bas de la page s’ajoute alors le numéro de la révision « REV 02 ». La date de la dernière modification est entrée dans le tableau des documents applicables. Les anciennes procédures sont ensuite archivées pendant 1an.

 

Archivage

Les documents applicables sont archivés au minimum pour une durée de 1an, le référent qualité gère les archives de ces documents.

L’archivage des documents qualité permet d’évaluer l’efficacité de son système documentaire (si certaines procédures sont utiles, ou si des modifications similaires ont déjà était apportées).